ما هي استراتيجيات ذكاء الأعمال لتحسين الأعمال وما أفضل الممارسات؟

في عالم الأعمال السريع اليوم, لم يعد اتخاذ القرارات على أساس الحدس أو الخبرة الشخصية كافيا للبقاء في المقدمة, فمع تزايد حجم البيانات وتنوع مصادرها, أصبح من الضروري تبني استراتيجية ذكاء أعمال قوية لضمان اتخاذ قرارات مستنيرة تعتمد على البيانات. 

ذكاء الأعمال يشير الى التقنيات والممارسات التي تجمع وتحلل وتقدم البيانات بطريقة تساعد الشركات على تحسين الأداء واستغلال الفرص, سواء كنت تتطلع الى تحسين العمليات أو زيادة الربحية, فإن ذكاء الأعمال يوفر لك الرؤية المطلوبة لفهم أعمق للبيانات واتخاذ خطوات مدروسة نحو النجاح. 

في هذا المقال, نستعرض خطوات عملية لاستراتيجية ذكاء أعمال, يمكنها أن تعزز جهود ذكاء الأعمال الخاصة بك وتحقيق أقصى استفادة من بياناتك.

كيف تضع استراتيجية ذكاء أعمال فعالة؟ 

لتضع استراتيجية ذكاء أعمال تخدم أهدافك وتعزز من أداء الأعمال والشركات, اتبع الخطوات التالية: [1]

• حدد أهدافا واضحة

قبل البدء في أي مشروع ذكاء أعمال, من المهم تحديد الأهداف بوضوح, يمكن أن تسأل نفسك ما الذي ترغب في تحقيقه من خلال مبادرات ذكاء الأعمال؟ سواء كان تحسين أداء المبيعات, أو زيادة رضا العملاء أو تحسين العمليات التشغيلية, فإن وجود أهداف محددة سيقود استراتيجيتك ويضمن أن جهودك تتماشى مع أهداف عملك العامة.

• التأكد من جودة البيانات 

الخطوة الثانية في بناء استراتيجية ذكاء الأعمال هي تقييم البيانات الموجودة, يتطلب هذا جمع وفهم كل مصادر البيانات داخل المنظمة وتحديد نوعها وتنوعها, ومدى ملاءمتها للأهداف الاستراتيجية. 

يجب أن تسأل نفسك, ما هي أنواع البيانات التي تملكها؟ هل هي بيانات منظمة  أو غير منظمة؟ هل هناك بيانات مفقودة أو غير دقيقة؟

تحديد جودة البيانات وتكاملها يعتبر حجر الأساس لاستراتيجية ذكاء أعمال قوية, إذا كانت بياناتك غير دقيقة أو غير مكتملة, فإن أي تحليل يعتمد على هذه البيانات سيكون غير موثوق. لذا, الاستثمار في أدوات تقييم البيانات وتنقيتها أمر بالغ الأهمية لضمان نجاح باقي المراحل.

•  استخراج البيانات ومعالجتها

بعد تقييم البيانات, تأتي مرحلة استخراج البيانات من مصادر متعددة وتحويلها الى تنسيق يمكن تحليله بسهولة. غالبا ما تكون البيانات موزعة عبر أنظمة مختلفة, مثل قواعد بيانات العملاء, بيانات المبيعات, أو حتى تقارير المالية. 

هنا يأتي دور أدوات ETL (استخراج, تحويل, وتحميل) التي تقوم بجمع البيانات من مصادر متعددة وتحويلها الى بيانات موحدة يمكن تحليلها.

يجب التأكد من أن عمليات الاستخراج والتحويل تتم بطريقة تحافظ على دقة البيانات وجودتها, إذا تم التعامل مع البيانات بشكل غير صحيح أثناء هذه المرحلة, قد تتعرض لتحديات في مراحل التحليل والتصور.

• تحليل وتصوير البيانات

بمجرد تجهيز البيانات وتحويلها, تأتي مرحلة التحليل وتصوير البيانات, الهدف هنا هو تحويل البيانات الخام الى رؤى قابلة للتنفيذ تساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة. أدوات مثل Tableau و Power BI  توفر لوحات تحكم تفاعلية تعزز من فهم البيانات وتجعلها أكثر وضوحا للمستخدمين غير التقنيين.

تحليل البيانات لا يقتصر فقط على العرض, بل يشمل فهم الاتجاهات و تحديد الأنماط والتنبؤ بالمستقبل بناء على البيانات التاريخية. 

التصور الجيد للبيانات يساعد الفرق في رؤية الصورة الكاملة, ويسهل عملية التواصل بين الإدارات المختلفة حول نتائج التحليلات.

• تعزيز ثقافة تعمد على البيانات 

إن ثقافة الاعتماد على البيانات هي عنصر حيوي لنجاح استراتيجية ذكاء الأعمال, إذ يجب على جميع الأفراد داخل المنظمة, من القيادات العليا الى الموظفين, تبني فكرة الاعتماد على البيانات في اتخاذ القرارات, يتطلب هذا تغييرا في العقليات, حيث يصبح استخدام البيانات جزءا أساسيا من العمليات اليومية. توفير التدريب المستمر والتوعية بأهمية البيانات في تحسين الأداء سيكون ضروريا لتعزيز هذه الثقافة, كلما زاد فهم الفرق لقيمة البيانات, كلما زادت رغبتهم في استخدامها بشكل فعال في مجالات عملهم المختلفة.

• تنفيذ التحليلات ذاتية الخدمة 

لتخفيف العبء على فرق تحليل البيانات, يمكن تمكين الموظفين من الوصول الى البيانات وتحليلها بأنفسهم من خلال تحليلات الخدمة الذاتية.

 باستخدام أدوات سهلة الاستخدام, يمكن لموظفي الأقسام المختلفة تحليل بياناتهم دون الحاجة الى الاعتماد على قسم تقنية المعلومات أو فرق التحليل.

هذه الطريقة تساهم في سرعة اتخاذ القرارات وتعزز المرونة داخل المؤسسة, يجب التأكد من أن أدوات الخدمة الذاتية متاحة لجميع الموظفين وأن التدريب اللازم يتم تقديمه لهم لضمان استخدامها بفعالية.

• المراجعة والتحديث المستمر

ذكاء الأعمال ليس مشروعا يتم تنفيذه مرة واحدة وينتهي الأمر, بل هو عملية مستمرة تحتاج الى مراجعة وتحديث بانتظام, وخصوصا  مع تطور الأعمال واحتياجات السوق, إذ يجب أن تتطور استراتيجيات ذكاء الأعمال أيضا. ينبغي مراجعة الأدوات والتقنيات المستخدمة بشكل دوري للتأكد من أنها لا تزال تلبي احتياجات المؤسسة. من المهم أيضا تحليل الأداء الحالي لاستراتيجية ذكاء الأعمال بناء على الأهداف المحددة مسبقا, قد تكتشف أن هناك حاجة لتغيير الأدوات أو تعديل العمليات لجعلها أكثر فعالية.

• التطوير و التدريب 

التطوير المستمر هو عنصر أساسي في أي استراتيجية ذكاء أعمال ناجحة, يجب أن يتم تحسين عمليات جمع وتحليل البيانات باستمرار مع تقدم التكنولوجيا وتغيير احتياجات العمل, حيث يتطلب هذا استثمارا في الأدوات الجديدة وتطوير الكفاءات داخل الفرق.

التدريب المستمر للموظفين على أحدث الأدوات والتقنيات المتعلقة بذكاء الأعمال هو عنصر ضروري لتعزيز القدرات وتحسين الأداء. استثمر في تعليم الفرق كيفية استخدام أدوات ذكاء الأعمال بفعالية وكيفية تحليل البيانات بشكل صحيح لضمان تحقيق أفضل النتائج.

كيف تطبق أفضل الممارسات في استراتيجية ذكاء الأعمال؟ 

لتحقيق أقصى استفادة من جهود ذكاء الأعمال, يمكنك اتباع أفضل الممارسات التالية: [2]

• إدارة جودة البيانات: القرارات المستندة الى البيانات تعتمد بشكل أساسي على دقة وصحة هذه البيانات, تتطلب هذه الممارسة التأكد من أن البيانات المستخدمة في التحليلات محدثة, خالية من الأخطاء,  و متماشية مع المعايير المحددة. يجب تنفيذ عمليات تنظيف وتحسين البيانات بشكل دوري لضمان عدم وجود بيانات مكررة أو غير دقيقة, مما يعزز من موثوقية نتائج التحليل.

• تصميم يتناسب مع المستخدم: يجب أن يتم تصميم أنظمة ذكاء الأعمال بناء على احتياجات المستخدمين النهائيين. تصميم تجربة المستخدم بشكل جيد يعني تسهيل الوصول الى المعلومات المطلوبة بسرعة وسهولة, مع توفير واجهات بصرية تفاعلية تمكن المستخدمين من تحليل البيانات واتخاذ القرارات بشكل فعال.  يجب أن تكون الأدوات سهلة الاستخدام لجميع الفئات الوظيفية داخل المنظمة, سواء كانوا خبراء في التكنولوجيا أم لا.

• التكامل مع الأنظمة: يعد التكامل مع الأنظمة القائمة في المؤسسة جزءا أساسيا من نجاح أي حل لذكاء الأعمال, إذ يجب أن تكون منصات ذكاء الأعمال قادرة على سحب البيانات من مصادر متعددة, مثل أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية, وأنظمة إدارة علاقات العملاء, وغير ذلك من قواعد البيانات الداخلية.

• القابلية للتوسع والمرونة: يجب على أنظمة ذكاء الأعمال التكيف مع التغيرات في التكنولوجيا, القابلية للتوسع تعني أن النظام يمكن أن ينمو مع نمو حجم البيانات أو زيادة عدد المستخدمين دون التأثير على الأداء. أما المرونة, فتشير الى قدرة النظام على التكيف مع متطلبات العمل المتغيرة وتوفير أدوات وخصائص جديدة بسهولة, يجب أن تكون البنية التحتية مرنة لدعم احتياجات الشركة في المستقبل.

• التقارير المنتظمة: التحليل المستمر والتقارير المنتظمة ضرورية لضمان اتخاذ قرارات مستنيرة في الوقت المناسب, كما يجب أن تقدم أنظمة ذكاء الأعمال تقارير مخصصة وسهلة الفهم تستند الى البيانات الفعلية وتعكس التغييرات في الأداء بشكل دوري. 

تتيح هذه الممارسة للشركات مراقبة الأداء وتحليل الاتجاهات بشكل فعال, مما يساعدها في تحقيق الأهداف التشغيلية والاستراتيجية.

الخاتمة

في هذا المقال استعرضنا استراتيجيات ذكاء الأعمال التي تمكن الشركات من اتخاذ قرارات مبنية على البيانات لتعزيز الأداء. أولى الخطوات تتمثل في تحديد أهداف واضحة, تليها أهمية التأكد من جودة البيانات وضمان دقتها. 

كذلك, يعتبر تكامل البيانات من مصادر متعددة أمرا ضروريا, كما أن استخدام أدوات تحليل البيانات مثل Tableau و Power BI يسهم في تحويل البيانات الى رؤى قابلة للتنفيذ. تعزيز ثقافة الاعتماد على البيانات بين الموظفين يعد حجر الزاوية لنجاح الاستراتيجية, كما أن التحديث المستمر للأدوات والتقنيات والتدريب على التحليلات ذاتية الخدمة يضمن بقاء الاستراتيجية فعالة ومستدامة.

المصادر

1. Business Intelligence Strategy: Best Practices for Successful Implementation
2. 7 Business Intelligence best practices - N-iX